Zwrot kosztów stawiennictwa świadka

W postępowaniu cywilnym świadek ma prawo domagać się zwrotu wydatków, jakie poczynił w związku ze stawiennictwem w sądzie na rozprawie, a ponadto domagać się także zwrotu utraconego z tym zarobku. Powyższa możliwość wynika wprost z art. 277 zd. 1 Kodeksu postępowania cywilnego ( ustawa z dnia 17 listopada 1964 r., Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późn. zm. – zwaną dalej KPC), a swoje uszczegółowienie znajduje w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych ( ustawa z dnia 28 lipca 2005 r., Dz. U. z 2005 r. Nr 167, poz. 1398 z późń. zm. -zwaną dalej UKSC).

Po pierwsze, zgodnie z art. 85  ust. 1 UKSC świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży – z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu – w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu. Miejscem wykonywania czynności sądowej jest najczęściej budynek sądu, jednak nierzadko zdarza się, iż przesłuchanie świadka może odbyć się także w miejscu, gdzie sąd dokonuje oględzin (np.  oględzin nieruchomości), bądź w innym miejscu, gdzie znajduje się także inna przesłuchiwana osoba, która z powodu trudnych do przezwyciężenia przeszkód nie jest w stanie stawić się do sądu (np. z powodu ciężkiej choroby osoba ta przebywa w szpitalu). Natomiast jako miejsce zamieszkania świadka, o którym mowa w tym przepisie należy rozumieć jako adres pod którym świadek faktycznie mieszka i nie ma przy tym znaczenia, czy jest to stałe jego miejsce zamieszkania czy też miejsce jego faktycznego pobytu (np. student mieszkający w akademiku poza rodzinną miejscowością).

Wysokość należności przysługującej świadkowi jest uzależniona od rzeczywiście poniesionych wydatków, a zatem, jeżeli świadek podróżując ze swojego miejsca zamieszkania do sądu żadnych wydatków nie poniósł, to nie może ubiegać się on o zwrot takich kosztów. Istotnymi kryteriami są także wskazane w art. 85 ust.1 UKSC kryteria celowości i racjonalności poniesionych kosztów, które mają charakter ocenny i zależą od takich okoliczności jak. m.in. odległość pomiędzy miejscem zamieszkania świadka a sądem, czas podróży, środek transportu, z jakiego świadek skorzystał, uzasadnione potrzeby świadka, a także wiek i stan zdrowia. Ocena ta jest jednak zawsze uzależniona od konkretnego przypadku – osoby świadka, nadto różnorodnością sytuacji, w jakiej świadek podróżujący do sądu się znajduje. Co najważniejsze jednak, ocena rzeczywistych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu nie oznacza, iż świadkowi należy się zwrot kosztów podróży świadka według cennika najtańszego środka transportu. Natomiast nie ulega wątpliwości, że to świadek, a nie sąd decyduje o wyborze środka transportu, biorąc pod uwagę swoje potrzeby i możliwości. Istnieje jednak ryzyko, iż sąd uzna, że podróż środkiem transportu wybranym przez świadka wiąże się z takimi kosztami, które z pewnością nie są ani racjonalne, ani tym bardziej celowe (np. świadek wybrał podróż samolotem, choć mógł skorzystać z autobusu lub pociągu). W takim wówczas przypadku sąd może przyznać zwrot należności według cennika najtańszego środka transportu- a w praktyce środka transportu najbardziej adekwatnego do sytuacji.

Kolejne kryterium stanowiące granicę wysokości  należnych świadkowi kosztów zostało wskazane w art. 85 ust. 2 UKSC, zgodnie z którym górną granicą należności, stanowi wysokość  kosztów przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Powyższe uregulowania zostały zawarte w rozporządzeniu  Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167.) – zwanym dalej rozporządzeniem MPiPS. Zgodnie z §3 ust. 2 tego rozporządzenia pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym z miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga przysługuje. Natomiast w ust. 3 wskazano, iż pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podroży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy jedynie na wniosek pracownika. Stosownie do §3 ust. 4 rozporządzenia MPiPS, w przypadkach, o których mowa w ust. 3 pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r., poz. 1265 oraz Dz. U. z 2013 r., poz. 21). Zgodnie z §2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz.271 z późń. zm.) przewiduje się, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż: 1) dla samochodu osobowego: a) o pojemności skokowej silnika do 900m3 – 0,5214-zł, b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900m3 -0,8358-zł; 2) dla motocykla – 0,232-zł; 3) dla motoroweru – 0,1382-zł. Mając na uwadze powyższe, to pracodawca określa wysokość stawek, a zatem u każdego pracodawcy będącego jednostką sfery budżetowej będą obowiązywać inne stawki za 1 km przebiegu przejazdu. Art. 85 ust. 2 UKSC odsyła do przepisów o charakterze generalnym, czyli tych, które określają wysokość kosztów przysługujących pracownikom zatrudnionym u takich pracodawców. Natomiast górnymi granicami są te, wyżej podane maksymalne stawki za 1 km.

Zgodnie z art. 85 ust. 3 UKSC świadkowi przysługuje także zwrot kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu  wykonywania czynności sądowej. W tym przypadku będą znajdowały również zastosowanie zasady z art. 85 ust.1 UKSC odnoszące się do kryteriów rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów oraz art. 85 ust. 2 UKSC, wskazującego na granicę należności z tego tytułu. Przy ustalaniu górnej granicy należności należy wziąć pod uwagę §7 ust.1 rozporządzenia MPiPS, zgodnie z którym stawką określającą należności z tego tytułu jest dieta. Jest ona przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 złotych za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży –wyjazdu do powrotu- przyjazdu po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób: 1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) mniej niż 8 godzin-dieta nie przysługuje, b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin- przysługuje 50% diety, b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Natomiast wysokość zwrotu kosztów noclegu powinna być stwierdzona rachunkiem, ale nie może być ona wyższa za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (§ 8 ust. 1 rozporządzenia MPiPS).

Art. 85 ust.4 UKSC nakłada na świadka obowiązek wykazania wysokości poniesionych kosztów podróży, a także kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowych. Nie oznacza to nic innego jak to, iż świadek powinien udowodnić fakt poniesienia wyżej wymienionych kosztów, a także ich wysokość.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 1 UKSC, świadkowi przysługuje także zwrot zarobku lub dochodu utraconego z powodu stawiennictwa na wezwanie sądu. O zwrot zarobku lub dochodu mogą ubiegać się świadkowie uzyskujący wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia, bez względu na jego podstawę  oraz świadkowie prowadzący działalność gospodarczą na własny rachunek (rolniczą, pozarolniczą, zawodową). Istotą domagania się przez świadka zwrotu zarobku lub dochodu jest fakt ich rzeczywistej utraty, zatem przyznanie tychże należności ma charakter kompensacyjny. Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu (art. 86 ust.2 zd. 1 UKSC). Przyjmuje się, że świadek w wyniku stawiennictwa w sądzie traci zarobek w wysokości netto, natomiast przy obliczaniu utraconego dochodu bierze się pod uwagę wartość po pomniejszeniu przychodu o koszty jego uzyskania, dodatkowo pomniejszonego o należności publicznoprawne, w tym podatki i składki na ubezpieczenie społeczne. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Granicą należności świadka z tytułu utraconego zarobku lub dochodu stanowi równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość, ustaloną według odrębnych zasad, określa ustawa budżetowa. W dalszej części przepisu art. 86 ust. 3 UKSC określono sposób określania tej granicy, w przypadku gdy ogłoszenie ustawy budżetowej następuje po dniu 1 stycznia roku, którego dotyczy ustawa budżetowa. Podstawę obliczenia należności za okres od 1 stycznia do dnia ogłoszenia ustawy budżetowej stanowi wówczas kwota bazowa w wysokości obowiązującej w grudniu roku poprzedniego.

Co istotne, na świadku spoczywa obowiązek udowodnienia wysokości utraconego zarobku lub dochodu za pomocą wszelkich możliwych środków dowodowych, np. rachunków, faktur, zeznań podatkowych, wyciągów z ksiąg rachunkowych (art. 86 ust. 4 UKSC).

W art. 87 UKSC zostały wskazane także inne – jakże jednak istotne zasady dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez świadka kosztów podjętych w związku ze stawiennictwem w sądzie. Po pierwsze, świadek ma prawo domagać się zwrotu poniesionych kosztów, jeżeli został wezwany przez sąd, stawił się, a nie został przesłuchany (np. strony zawarły ugodę).  Jako osobę wezwaną w charakterze świadka uważa się osobę, która otrzymała wezwanie o treści wskazanej w art. 262 KPC (art. 87 ust. 1 UKSC). Po drugie, obowiązuje zasada, iż świadkowi przyznaje się jedną należność, jeżeli został wezwany w kilku sprawach na ten sam dzień (art. 87 ust. 2 UKSC). Po trzecie, jeżeli do sądu stawił się do sądu świadek bez wezwanie sądu, o którym mowa wyżej, należności  z tytułu stawiennictwa mogą być mu zwrócone, o ile został przesłuchany przez sąd. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce w przypadku, gdy strony wezwane na rozprawę przyprowadzają na nią „swoich” świadków celem przyspieszenia i niejako usprawnienia postępowania dowodowego przez sądem (art. 87 ust. 3 UKSC).  Natomiast w art. 88 UKSC została wyrażona zasada, iż również zwrotu należności wskazanych w art. 85-87 UKSC mogą domagać się także osoby towarzyszące świadkowi, o ile świadek nie mógł stawić się na wezwanie sądu bez opieki tej osoby. W związku z tym przepis ten dotyczy takich osób, które sprawują opiekę nad świadkiem z racji jego wieku lub stano zdrowia np. opiekuna osoby niepełnosprawnej, osoby opiekujące się małoletnim świadkiem.

Wyżej wymienionych przepisów nie stosuje się do świadka zatrudnionego w organie władzy publicznej, jeżeli został powołany do zeznawania w związku z tym zatrudnieniem. Świadek taki ma prawo do uzyskania wyżej wymienionych należności, lecz na zasadach określających wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (art. 88a UKSC).

Powyższe należności wymagają złożenia przez świadka wniosku na piśmie bądź ustnie do protokołu rozprawy podczas której składa zeznania. Wniosek pisemny powinien mieć formę pisma procesowego, lecz w praktyce na stronach internetowych sądu można odnaleźć gotowe formularze wymagające jedynie uzupełnienia, załączenia stosownych dowodów poniesionych kosztów. Również wniosek ustny wymaga załączenia wyżej wymienionych dowodów. Jeżeli udokumentowanie poniesionych kosztów w chwili składania wniosku jest niemożliwie z przyczyn niezależnych od świadka (np. niemożność dostępu do ksiąg rachunkowych pozwalających na oszacowanie utraconego dochodu) wówczas sąd wyznaczy świadkowi termin, w jakim ma on obowiązek dostarczyć je sądowi. Wniosek należy złożyć w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności z udziałem świadka, przy czym termin też dotyczy osoby towarzyszącej świadkowi. (art. 92 ust. 1 i 2 UKSC).

Wymaga podkreślenia także fakt, iż omówione należności sądowe mogą być dochodzone jedynie w tym postępowaniu, w którym powstały i w którym świadek brał udział.

Powrót do listy wpisów