Definicja dokumentu w świetle nowelizacji Kodeksu cywilnego z 10 lipca 2015 r. - realizacja wyzwań elektronicznej współczesności w prawie cywilnym?

Zmiany w kodeksie cywilnym wychodzą naprzeciw potrzebom obrotu, w którym od dawna zyskują na znaczeniu używane na co dzień technologie porozumiewania się na odległość. Obecnie obowiązujące przepisy stają się na tym tle coraz bardziej archaiczne i wymagały unowocześnienia.

Pojęcie dokumentu nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę na gruncie prawa cywilnego. Do 10 lipca 2015 r. zarówno w Kodeksie cywilnym, Kodeksie postępowania cywilnego, czy nawet Kodeksie postępowania administracyjnego na próżno szukać było definicji dokumentu, który jest jednym z najpopularniejszych sposobów przekazywania informacji. Definicja legalna dokumentu występuje natomiast w art. 115 § 14 Kodeksu karnego, zgodnie z którym dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Ta szeroka definicja dotyczy dokumentu jako przedmiotu czynności wykonawczej licznej kategorii przestępstw i nie znajduje zastosowania w prawie cywilnym. Omawianą regulację należy odnosić przede wszystkim do przestępstw, w przypadku których przedmiotem ochrony jest wiarygodność dokumentów.

Jak wskazano w uzasadnieniu przedłożenia rządowego, termin „dokument” jest używany w przepisach prawa cywilnego do określenia różnorodnych dokumentów zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem realizowanych funkcji, a ustawodawca na równi z pojęciem dokumentu używa wielokrotnie takich wyrażeń, jak np. „pismo”, „pisemna forma czynności prawnej”, „pokwitowanie” czy „akt notarialny”. W Kodeksie postępowania cywilnego ustawodawca ograniczył się do rozróżnienia dokumentów urzędowych i prywatnych. By pismo zostało jednak uznane za którykolwiek z tych rodzajów dokumentu, musiało być podpisane, chyba że przepis szczególny stanowił inaczej. Przykładowo moc wydruków komputerowych aktualnych informacji wpisanych do rejestrów Krajowego Rejestru Sądowego została zrównana przez ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym z mocą dokumentów urzędowych.

Definicja, która znajdzie się w art. 773 k.c., posługuje się mieszanym kryterium przedmiotowo – funkcjonalnym. Zgodnie z nią - „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Ustawodawca wskazuje więc na dwa elementy dokumentu – informację którą niesie i wykorzystany nośnik (medium). Obydwa elementy definicji muszą wystąpić łącznie. Konstytutywną cechą dokumentu ma być jego intelektualna zawartość, czyli informacja – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Treść ta musi zostać odpowiednio utrwalona w sposób umożliwiający jej odtworzenie. Argumenty logiczne przemawiają za uznaniem, że to treść (myśl, informacja) ma pierwszorzędne znaczenie dla bytu dokumentu. Niewątpliwie musi być ona właśnie utrwalona i możliwa do odtworzenia, a w tym celu związana ze swoim nośnikiem. Niemniej jednak – zwłaszcza w dobie rozpowszechnienia nośników informatycznych umożliwiających nieograniczone zwielokrotnienie i rozproszenie treści – nie powinno budzić wątpliwości, że nośnik ma względem treści funkcję akcesoryjną i pomocniczą. Jednak co istotne, dopiero utrwalenie tej treści, czyli związanie jej z jakimś materialnym nośnikiem powoduje, że może stać się ona dokumentem. Treść dokumentu może zostać jednak dowolnie ujawniona (np. przez znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Granicę tej neutralności wyznacza jednak realizowana przez dokument funkcja dowodowa, która wymaga, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Aby informacja mogła zostać odtworzona, musi zostać odpowiednio zapisana. Oba elementy razem, tj. informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, stanowią dokument. Informacja bez nośnika nie jest dokumentem. Nie jest nim też niezapisany informacją nośnik. Wprowadzona definicja nie przesądza o rodzaju nośnika, uwzględniając nowoczesne nośniki zapisu. W odniesieniu do dokumentów mających postać elektroniczną należy odróżnić nośnik, w którym jest zapisana informacja, od informatycznego nośnika danych, na którym jest zapisany dokument. W odniesieniu do dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej nośnikiem jest plik, czyli jednostka zapisu i przechowywania informacji. Natomiast informatyczny nośnik danych (np. pendrive), na którym utrwalono (zapisano) taki dokument, należy (posługując się terminologią dotyczącą dokumentów tradycyjnych) traktować jako kopertę lub teczkę, w której znajduje się dokument.

W takim ujęciu dla bytu dokumentu nie ma znaczenia to, czy jest on podpisany. Podpis nie jest zatem koniecznym elementem dokumentu w rozumieniu art. 773 k.c. Tworzy to prawne podstawy dla uznania za zobowiązujące oświadczenia woli wyrażone przez różnorodne środki komunikacji na odległość, takie jak wiadomość e-mail, nagranie video czy audio. To zdecydowanie podnosi znaczenie takich form komunikacji, jak SMS czy e-mail. W uzasadnieniu projektu nowelizacji można wyczytać, że przyjęcie definicji dokumentu „zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu”. Autorzy nowelizacji przyznają, że wzorowali się tutaj m.in. na rozwiązaniach niemieckich. Podpis nie będzie więc elementem koniecznym dla bytu dokumentu. Jednak przykładowo w przypadku sporządzania oświadczenia woli w formie pisemnej dokument będzie musiał mieć postać pisma, opatrzonego własnoręcznym podpisem osoby dokonującej czynności prawnej. Definicja określa zatem wymogi minimalne, wskazując na składniki, które musi posiadać dana forma ekspresji, by zasługiwała na miano dokumentu.

Wprowadzenie definicji dokumentu dało impuls do ustawowego uregulowania nowego typu formy szczególnej, jaką ma być forma dokumentowa. Zgodnie z przyjętymi założeniami ma ona stanowić formę o niższym jeszcze stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu.Przewidziano możliwość zastrzegania formy dokumentowej zarówno jako formy ustawowej, jak i umownej. Jednocześnie umieszczenie definicji formy elektronicznej w odrębnym przepisie jednoznacznie przesądza o tym, że stanowi ona odrębny, choć równoważny w stosunku do formy pisemnej, typ formy szczególnej. Umieszczenie w Kodeksie cywilnym definicji legalnej pojęcia dokumentu oraz wprowadzenie formy dokumentowej jako nowej formy szczególnej czynności prawnych należy ocenić pozytywnie. Implikowana tymi zmianami nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego w zakresie dotyczącym postępowania dowodowego pozwoli na bardziej przejrzystą klasyfikację środków dowodowych – w szczególności zapisów tekstowych, audialnych lub audiowizualnych zawartych na informatycznych nośnikach danych. Sformułowanie tak szerokiej definicji dokumentu odpowiada potrzebom praktyki. Coraz częściej np. negocjacje umów odbywają się poprzez wymianę wiadomości e-mail, czy też uzgodnienia telefoniczne. Jest to nie tylko tańsze, ale także szybsze niż wymiana tradycyjnej korespondencji. Do tej pory wydruki korespondencji e-mailowej i nagrania rozmów telefonicznych mogły być wykorzystywane jedynie jako środki uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli określonej treści, a w przypadku sporu – jako tzw. inne środki dowodowe. Zgodnie z nowymi przepisami takie wydruki czy też nagrania stanowić będą dokumenty.

Powrót do listy wpisów